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浅谈加强基层立档单位电子文件归档工作的思考
     发表日期:2019-02-13   [ 字体显示:     ] 收藏]   [打印]   [关闭]
 浅谈加强基层立档单位电子文件归档工作的思考

上杭县档案局 蓝德红 

当前,我国信息化发展战略的hg0088现金,电子政务的推进,子文件已成基层立档单位新生文件的主体,久保存、集中管理和有效利用已为档案工作的重要成部分。基层立档单位电子文件包括基层单位党政管理以及其他各项活动形成的对社会有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录, 随着社会的发展科技的进步和计算机技术越来越广泛的运用,电子文件应用的广泛性增加,基层立档单位电子档案的归档问题越发的凸显。本文结合基层电子文件的归档工作实际和存在主要问题,研究和探讨加强基层立档单位电子文件归档工作的一些思考。

一、目前基层立档单位电子文件的归档存在的主要问题       

(一)基层立档单位缺乏电子文件归档意识和精力。

一是电子政务的开通,改变了政府部门传统的纸质文件办公模式,不少基层立档单位档案工作人员依然停留在传统纸质档案时代,,对电子文件管理和信息化应用知识的了解甚少,给电子文件的收集带来了难题。二是基层立档单位缺乏电子文件归档管理制度,形成的电子文件都分散在各个科室办公电脑,单位存贮电子文件的办公电脑往往随着工作人员的流动而更换,电子文件容易损毁,档案工作人员难以日常跟踪归档。三是基层立档单位电子文件的归档包括电子文件的收集、整理、保管、移交、提供利用等,档案工作人员多为兼职,日常工作分身乏术,缺乏精力投入电子文件归档的学习和日常管理,基层立档单位这种现象比较普遍。

(二)市县档案部门对基层立档单位电子文件的归档缺乏监督力度和手段。

市县档案部门对基层立档单位电子文件归档基础流程和模式还不明晰,还处于初步探索阶段,没有形成有效的监督手段和力度。目前基层立档单位之间发展不平衡,有的已经具有一定基础,有的才刚刚起步,在档案数量、质量、设备、人员配备等差异较大,同时还存在电子文件格式不一,存在相互间不兼容的现象,现有的指导模式已无法满足基层立档单位开展电子文件归档工作的需要。

(三)基层立档单位档案电子文件归档硬件和软件基础薄落。

目前,基层立档单位大量使用OA系统进行办公,随之而来的是大量电子文件产生,基层立档单位档案工作人员对电子文件归档业务不熟练,已归档的电子文件存在着元数据不全、签章不完备、电子数据挂接难度大等问题。同时基层机关立档单位软硬件环境往往不够完善,面临缺乏专业技术技能人才、技术装备和电子软件落后等现实情况,电子文件归档流程从制作、处理、归档和数据库的建立和利用,都要依靠计算机硬件、操作系统和应用软件。

(四)基层立档单位电子文件归档安全管理问题。

基层立档单位涉密敏感的电子文件管理不严,缺乏相应的电子文件安全管理规章制度,大量的电子文件档案信息存储在电子硬盘或U盘中,传输在网络上,存在泄密的可能性。同时基层立档单位档案工作人员更换频繁,电子文件归档领导不够重视,工作中经常职责不清,U盘、硬盘设备、电子文件管理系统使用混乱,容易导致出现电子文件被删改、丢失、泄密等现象。

二、针对基层立档单位电子文件归档存在问题的对策。

(一)加强基层立档单位电子文件归档的宏观管理。

一是基层立档单位电子文件归档,不仅关系到档案事业发展的全局,而且关系到整个基层立档单位工作能否顺利发展,因此各级基层立档单位的领导要切实重视这项工作,将本机关的电子文件归档切实纳入日常工作的规划中,在人财物等方面给以保障。相应的档案部门要加强对基层立档单位电子文件归档的监督和考核,将机关电子文件归档列入每年政府绩效考核中,督促基层立档单位。二是电子文件档案意识是做好这项工作的前提和基础,因此档案部门要经常的、不断地采取各种方式进行电子文件档案知识宣传,使基层立档案单位档案工作人员认识到电子文件归档工作的重要性。三是电子文件归档对基层单位档案工作者素质提出了更高的要求,基层立档单位档案工作人员可通过自主学习、参与技能培训改善知识结构和业务水平,掌握电子文件归档所需的网络计算机技术、信息加工处理技术、数据库管理技术等知识。四是充实基层人才队伍,有条件的基层立档单位可以通过公务员事业单位招考,招录计算机、档案信息管理等方向的人员。

(二)档案主管部门努力实现电子档案管理体制创新,构建“互联网+电子档案”的运营模式和服务平台。

档案主管部门可通过与当地数字办联合,建立电子文件归档和电子管理制度,大力规范基层立档单位电子文件管理,探索符合实际的电子文件归档模式;同时档案主管部门要努力实现电子档案管理体制创新,充分利用政务网平台,逐步实现基层立档单位办公自动化、电子文件归档和管理规范化、档案信息查询网络化,构建“互联网+电子档案”的运营模式和服务平台。基层立档单位通过这个平台,逐步实现自动上传增量电子文件,档案馆在第一时间收集相关立档单位的电子文件,并将这些电子档案数据汇总在档案馆电子信息化管理的存储服务器上,进行相关备份工作。各基层立档单位档案管理人员通过这个平台实现在线电子数据编号、著录、上传等工作,可相应减少基层立档单位软硬件的成本投入。

(三)保障基层立档单位电子文件归档信息安全。

一是基层立档单位要建立健全单位电子文件管理制度,比如电子文件的归档与管理制度、硬件安全管理制度等,确保电子文件收集、利用等各个环节严格慎密,禁止外来设备接入服务器,专门配备电子文件归档存储、计算机等设备,有效避免电子文件被盗取、删改等风险事件。二是是在电子档案利用过程中还要认真处理好保密与开放利用之间的关系,电子文件档案数据在挂接上传系统前区分上网等级,坚决保证涉密电子文件数据安全,同时对已解密电子文件数据涉及个人隐私、商业秘密等应控制上网,严格控制电子文件档案利用权限开放程度。三是基层立档单位电子文件归档要明确专人负责,人员更换报本级档案部门备案,建立岗位责任制,将责任落实到个人。同时有条件的基层立档单位可采用信息加密技术、防火墙技术、生物识别技术等来保证电子文件信息的安全。

三、试论破解基层立档单位存量电子文件接收进馆难点

按照国家档案局9号令《各级各类档案馆收集档案范围的规定》以及档案主管部门要求移交进馆的档案必须有纸质档案的数字化副本。但是基层立档单位馆外存量档案种类繁多,数量大,质量参差不齐,有些没有数字化扫描,有些扫描的电子文件存在着元数据不全、、电子数据挂接难度大等问题不符合档案局档案接收进馆的要求。

(一)档案主管部门集中基层立档单位存量档案进行数字化招投标。

地方档案行政主管部门对基层立档单位存量档案统一规划和政策支持,可在接收进馆前将存量档案集中进行数字化招投标,有档案主管部门制定扫描招标技术标准,提供场所和监管,对扫描的存量档案质量把关,对存在质量缺陷的基层立档单位电子文件有中标方进行技术补救,各基层立档单位自行承担存量档案扫描的资金。有档案主管部门统一进行招投标数字化扫描,有利于在数字化扫描工作中能够坚持标准,确保录入的电子文件条目、扫描的图像与原文精准对应;有利于基层立档单位存量档案数字化后马上接受进馆,提高工作效率的同时,更加方便社会各界的查阅利用。

 (二)开展试点,以点带面,逐步推进各基层立档单位存量电子文件接收。

针对众多基层立档单位存量电子档案的接收进馆,档案主管部门到各单位开展业务指导,通过先易后难、建立示范、以点带面、交流学习等措施手段,争取几年内逐步解决各基层立档单位的存量电子档案。 

 

参考文献:

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